Los libros de una AMPA son muy importantes, porque reflejan la gestión realizada. Los libros deberán estar a disposición de los padres y madres en la Asamblea. Al final de nuestro mandato en la junta directiva, y caso de no seguir, debemos entregarlos a la nueva junta directiva. Los documentos y libros de la AMPA deben guardarse en el centro educativo, que es su domicilio social.
En el caso de que el AMPA no disponga local propio, el centro deberá habitarle un lugar donde guardéis la documentación con llave, en el centro. Estos pueden revisarse y eliminarse año a año, con excepción de aquellos que sigan vigentes y que serán herramientas de consulta obligada para el buen funcionamiento de la AMPA y de los Consejeros Escolares. Si la AMPA cuenta con un local independiente, ese será el domicilio social y donde se depositarán los documentos del AMPA.
LIBRO DE ACTAS
Las actas son responsabilidad del secretario, que firma con el visto bueno del presidente. Se leen, se aprueban en la reunión siguiente y se firman. Se levanta acta de todas las asambleas, con los acuerdos, y de las reuniones de la junta directiva.
- El libro de actas ha de tener las hojas debidamente selladas y numeradas.
- Las correcciones o modificaciones de las actas se incorporarán al acta aprobada en la siguiente sesión de los órganos respectivos (Junta directiva o Asamblea).
LIBRO DE SOCIOS
Es un listado de socios del AMPA donde se anota, de forma numerada, el nombre tanto del padre como de la madre del alumno, si ambos son socios.
Puede figurar la dirección y el teléfono, aunque no es obligatorio.
Se puede rellenar cada año o utilizar la misma lista, especificando altas y bajas junto a cada nombre. Normalmente el responsable del libro de socios es el secretario, en todo caso habrá que consultar los estatutos.
LIBRO DE CUENTAS
En este libro se deben anotar los ingresos (cuotas de socios, subvenciones e ingresos extraordinarios) así como todos los gastos de la AMPA que se realicen siempre con factura. También el saldo anual que se presenta en la Asamblea General de Socios.
La persona responsable de este libro es el tesorero y firma con el visto bueno del Presidente.